Aplikacione web të personalizuara

Kujt i përshtatet (dhe kujt jo)

Nëse drejtoni një hotel të vogël ose apartamente dhe po humbni kohë çdo javë me të njëjtat loope administrative, kjo NUK është për ju. Është për pronarë biznesesh më të mëdha që duan më pak gabime, më pak mesazhe në WhatsApp, më pak komente negative në TripAdvisor dhe më shumë vërejtje kritike nga klientët në sistemet e brendshme – më pak “Kush e bëri këtë?” apo “si ndodhi kjo” midis stafit. Është edhe për njerëz që janë të gatshëm të ndryshojnë një workflow nëse e bën biznesin më të qetë dhe më të pastër në mënyrë matëse.

Nëse po kërkoni një “app të bukur” sepse tingëllon modern, nuk jemi për ju. Nëse doni një sistem që zëvendëson PMS-in, channel manager-in, booking engine-in dhe kontabilistin tuaj njëherësh, NUK jemi për ju. Nëse kjo ju bën të ndjeheni të pakëndshëm, NUK jemi për ju.

Situata që ndoshta e njihni

Nuk keni një “problem teknik”. Keni një problem përsëritshmërie. E njëjta informacion kërkohet tre herë, shtypet dy herë dhe gjithsesi del gabim. Pastaj ekipi improvizon, sepse askush nuk ka kohë të ndjekë detajet e humbura përsëri.

Shfaqet si rrjedhje të vogla që bëhen të kushtueshme gjatë sezonit. Orari i mbërritjeve gabim, të dhëna identiteti të munguar, faturat që nuk përputhen, housekeeping i pa përditësuar, një mesazh i mysafirit i humbur sepse ishte në inbox-in e gabuar. Pronaret zakonisht e vënë re kur paguajnë staf me eksperiencë për punë copy-paste dhe megjithatë marrin ankesa të mysafirëve.

Çfarë zgjidh një aplikacion web i personalizuar në operacione reale

Një aplikacion web i personalizuar nuk është një faqe web. Është një sistem i vogël i brendshëm që përputhet me workflow-in tuaj, jo me idenë e një kompanie software për workflow-in tuaj. Jeton në një browser, kështu që stafi mund ta përdorë nga recepsioni, nga telefoni, ose nga një PC në zyrë pa instaluar asgjë.

Zgjidh një gjë: hendekun midis “si bëhet puna në realitet” dhe “se ku duhet të jetë të dhëna”. Ky hendek është vendi ku shumohen gabimet. Aty pronarët harxhojnë më shumë para, sepse kostoja është e fshehur brenda pagave, rimbursimeve, zbritjeve dhe stresit.

Nëse doni një përkufizim të thjeshtë, software-i i personalizuar është për kur puna është e përsëritshme, pasojat janë reale dhe asnjë mjet off-the-shelf nuk përshtatet pa e përkulur biznesin tuaj në formën e tyre. Për një bazë të neutralizuar, përmbledhja e Wikipedia-s është e saktë: https://en.wikipedia.org/wiki/Custom_software

Çfarë ndryshon pasi vendoset

Kur bëhet si duhet, biznesi duket më pak i brishtë. Jo “i automatizuar” në mënyrë magjike. Më shumë si po bëhet e njëjta punë me më pak prekje dhe më pak mundësi për të harruar diçka.

Nuk varet më nga memoria dhe heroizmat. Stafi i ri mund të ndjekë të njëjtat hapa pa paragjykuar. Mund të shihni çfarë po ndodh pa telefonuar pesë veta. Dhe kur diçka shkon keq, mund ta gjurmoni, të rregulloni hapin dhe ta parandaloni përsëritjen.

Pjesa më e mirë është e mërzitshme: më pak “emergjenca të vogla”. Ato janë që ju vjedhin ditën.

Shembuj në gjuhë të thjeshtë (çfarë ndërtojmë)

Mbledhje automatike të informacionit të mysafirit pa krijuar kaos

Në vend që të ndiqni detajet e pasaportës përmes mesazheve, dërgoni një link. Mysafirët plotësojnë një formë të thjeshtë që përputhet me atë që ju vërtet nevojitet, në rendin që ju duhet. Të dhënat shkojnë aty ku stafi mund t’i përdorë, jo në një thread email-esh të rrëmujshëm. Nëse një mysafir anashkalon një fushë kritike, forma nuk pretendon se gjithçka është në rregull.

Kjo redukton shkëmbimin e pafund që djeg kohën e recepsionit. Redukton edhe problemin “Ne e kemi diku”. Ju mbani sjellje të sjellshme me mysafirët, thjesht ndaloni hyrjen manuale të të dhënave si në 2009.

Nëse ju intereson pse rëndon fërkimi i formave, Google ka shkruar për reduktimin e hapave të panevojshëm dhe ngarkesës njohëse, edhe pse flasin më shumë për ecommerce sesa për hotele: https://support.google.com/analytics/answer/9327974

Checklist-e të brendshme që nuk jetojnë në kokën e dikujt

Problemet e housekeeping dhe mirëmbajtjes rrallë dështojnë sepse njerëzit nuk kujdesen. Dështojnë sepse dorëzimi është i dobët. Një checklist e personalizuar mund të lidhet me mbërritjet, nisjet dhe statusin e dhomës, kështu detyrat shfaqen kur duhet dhe zhduken kur konfirmohen.

Nuk ju duhet një “project management tool”. Ju duhet një kontrolle realiteti po/jo që përputhet me dhomat dhe ekipin tuaj. Kur një dhomë shënohet gati, mund të shihni kush e bëri dhe kur. Nëse diçka anashkalohet, mund të shihni ku u thye procesi, jo vetëm kujt t’i hidhni fajin.

Dashboard-e të thjeshta që tregojnë të vërtetën pa punë ekstra

Shumë pronarë nuk kanë nevojë për “analytics”. U duhet një pamje e qartë ditore: kush mbërrin, çfarë është në pritje, çfarë kërkon para, çfarë kërkon vëmendje. Një dashboard mund të tërheqë nga mjetet tuaja ekzistuese dhe të tregojë vetëm atë që rëndon, në gjuhën tuaj, me kategoritë tuaja.

Nëse aktualisht mbështeteni te spreadsheets që askush nuk i përditëson në kohë, këtu një app i personalizuar kthehet shpejt. Jo sepse spreadsheets janë të këqija. Sepse njerëzit janë të zënë dhe ndalojnë i përditësimin sapo sezoni të bëhet i zhurmshëm.

Sinkronizimi i të dhënave mes mjeteve që të ndaloni ritypimin

Ky është i paharrueshmi, dhe shpesh më i vlefshmi. Ju tashmë keni mjete: një PMS, një channel manager, një sistem faturimi, një mailbox, ndoshta një sistem serrash. Problemi është se ata nuk flasin me njëri-tjetrin në mënyrën që biznesi juaj ka nevojë.

Një app web i personalizuar mund të veprojë si një urë. Jo zëvendësim i plotë. Mund të lëvizë pika të caktuara të të dhënave në mënyrë që stafi të ndalojë kopjimin e emrave, datave, tarifave ose shënimeve mes sistemeve. Kjo redukton gabimet dhe edhe pakëson pështypjen e heshtur që stafi ndjen kur puna bëhet administratë e pafund.

Kur njerëzit pyesin “A është kjo e mundur?”, përgjigjja varet nga mjetet. Shumë prej tyre mbështesin integrime përmes API-ve. Nëse doni një shpjegim neutral se çfarë është një API, Cloudflare e shpjegon pa gjuhë marketingu: https://www.cloudflare.com/learning/security/api/what-is-an-api/

Forma të personalizuara që ulen kërkesat me stafin dhe partnerët

Mendoni për pyetjet e përsëritura: detajet e transferit aeroport, konfirmimet e check-in vonë, kërkesat për krevat ekstra, detajet e faturimit për kompani, raportet e mirëmbajtjes nga stafi. Sa herë shkon përmes mesazheve, humbisni strukturë. Pastaj humbisni kohë.

Një formë e personalizuar mund të mbledhë saktësisht çfarë duhet dhe ta dërgojë në vendin e duhur. Jo “dërgo një email për të gjithë”. Dërgojeni që personi i duhur ta shohë dhe kërkesa të bëhet e gjurmueshme. Ndaluat varësinë nga memoria dhe screenshot-et.

Çfarë përfshihet kur ndërtojmë një aplikacion web të personalizuar

• Një workflow i mapuar siç ndodh vërtet, përfshirë vendet ku ndodhin gabimet dhe kush prek të dhënat
• Një aplikacion web i vogël që mbështet atë workflow, me role të qarta për pronarin, recepsionin, housekeeping-un dhe këdo tjetër që e përdor
• Forma, checklist-e dhe ekranet të shkruara në gjuhën tuaj, duke përdorur termat që stafi juaj përdor tashmë
• Raportim bazik që përgjigjet në pyetje operative, jo metrika vanity
• Access i kontrolluar, që jo të gjithë mund të shohin ose ndryshojnë gjithçka
• Pikë integrimi kur mjetet tuaja ekzistuese e lejojnë, të kufizuara vetëm në atë që nevojitet për workflow
• Një mënyrë e qëndrueshme për të trajtuar ndryshimet pasi përdorimi real tregon se çfarë duhet rregulluar

Çfarë nuk zgjidh (që të mos blini gjënë e gabuar)

Software-i i personalizuar nuk do të rregullojë një model biznesi të prishur. Nuk do të kthejë kërkesën e ulët në të lartë. Nuk do ta bëjë strategjinë e keqe të çmimeve të funksionojë. As nuk do të rregullojë çështje stafi nëse problemi real është trajnimi, kultura ose përgjegjësitë e paqarta.

Gjithashtu nuk do të unifikojë magjikisht çdo sistem që përdorni. Disa mjete janë të mbyllura. Disa janë të rrëmujshme. Disa shitës premtojnë “integrime” që punojnë gjysmë dhe pastaj fajësojnë të tjerët. Kemi parë këtë dështim shumë herë, dhe dështimi gjithmonë duket njësoj: dikush blen software duke pritur që të sillet si një asistent njerzor.

Nëse dhimbja juaj kryesore është vizibiliteti dhe rezervimet, ajo është një bisedë tjetër. UnderLab e bën edhe atë, por një app i personalizuar nuk është hapi i parë për atë.

Kur bën logjikë për një hotel të vogël

Bën logjikë kur workflow përsëritet, bastet janë reale dhe zgjidhja e përkohshme është bërë normale. Jo një herë në muaj. Çdo javë, ndonjëherë çdo ditë. Dhe impakti nuk është teorik. Shfaqet në rimbursime, zbritje, orë ekstra për staf, ose rraskapitje për pronarin.

Bën logjikë edhe kur keni një mënyrë të qëndrueshme operimi. Jo perfekte, por të qëndrueshme. Nëse procesi juaj ndryshon çdo javë sepse po provoni se çfarë lloj biznesi jeni, software-i i personalizuar do të ndjekë një objekt në lëvizje. Kjo bëhet e shtrenjtë në vëmendje, edhe nëse askush nuk flet për para.

Një rregull praktik: nëse një detyrë kërkon që stafi të kopjojë të njëjtën informacion mes sistemeve më shumë se një herë, jeni kandidat. Nëse gabimet ndodhin në të njëjtin vend përsëri e përsëri, jeni kandidat. Nëse nuk mund ta shpjegoni workflow hap pas hapi, nuk jeni gati ende.

Kur është një përshtatje e keqe

Nëse doni që app-i të “detyrojë” stafin të punojë siç duhet, është një përshtatje e keqe. Software-i mbështet disiplinën, nuk e krijon atë. Nëse nuk keni dikë nga ana juaj që mund ta marrë pronësinë e workflow-it brenda, kjo po ashtu është e keqe. Përndryshe çdo pyetje e vogël bëhet një ngërç.

Është edhe një përshtatje e keqe nëse një agjenci ose freelancer ka akses të pakontrolluar në sistemet tuaja dhe vazhdon të ndryshojë gjëra. Nuk ka optimizim kur agjenci të tjera kanë akses, sepse kurrë nuk do të dini çfarë e shkaktoi çfarë. Do të përfundoni duke paguar për punë detektive, dhe kjo nuk është një investim biznesi.

Është e keqe gjithashtu nëse prisni që një app i personalizuar të zëvendësojë PMS-in ose channel manager-in tuaj. Ato mjete ekzistojnë për një arsye, edhe nëse ju bezdisin. Një app i personalizuar zakonisht është shtresa që i bën ato të përdorshme në ditën tuaj reale të punës.

Si dorëzojmë (dhe pse e bëjmë kështu)

Nisim të vegjël. Një workflow. Një loop i dhimbshëm. Vërtetojmë vlerën shpejt, pastaj zgjerojmë vetëm nëse funksionon. Kjo nuk është një qasje “rollout” e madhe sistemi sepse bizneset e vogla të turizmit nuk kanë kohë për atë, dhe sinqerisht, shumica e ekipeve nuk do ta adoptojnë.

Kemi ndërtuar site dinamike databaze që nga 1999, dhe kemi parë pronarë të digjen nga ndërtime të mëdha që duken mbresëlënëse dhe dështojnë në sezonin e parë. Prishja zakonisht ndodh në dorëzim: stafi nuk e përdor sepse nuk përputhet me realitetin, ose shton hapa, ose është tepër i brishtë kur ndodh diçka e papritur.

Prandaj ndërtojmë sikur të presim që realiteti të kundërshtojë. Sepse do ta bëjë.

Çfarë na duhet nga ju (që rezultati të përshtatet)

Nuk na duhet të jeni teknik. Na duhet që të jeni specifik. Një workflow i vetëm i përshkruar hap pas hapi, sikur ta shpjegoni për një punonjës të ri në ditën e parë. Kush bën çfarë, në çfarë rendi, dhe ku shkon gabim.

Na duhet gjithashtu të dimë kush e përdor. Recepsion, housekeeping, mirëmbajtje, ju, një kontabilist, një partner i jashtëm. Përdorues të ndryshëm kanë nevoja për ekrane dhe leje të ndryshme. Nëse të gjithë shohin gjithçka, shpejt bëhet rrëmujë.

Dhe na duhet përkufizimi juaj i suksesit. Jo “më efikas”. Diçka që mund ta njihni në operacione. Më pak detaje mysafiri të munguar. Më pak kohë në admin për check-in. Më pak korrigjime fature. Më pak telefonata midis recepsionit dhe housekeeping. Nëse nuk mund ta përshkruani suksesin, nuk do të dini nëse app-i po ndihmon apo thjesht ekziston.

Çfarë mund të prisni të ndryshojë në sezonin e parë

Gjërat e para që vëreni janë qetësia. Jo qetësi totale, por më pak ndërprerje. Stafi ndalon të pyesë të njëjtat pyetje sepse sistemi u jep përgjigje ose parandalon gabimin. Pronaret ndalojnë kontrollimin dy herë sepse mund të shohin statusin me besim.

Do të vini re edhe vendet e dobëta që nuk donit t’i pranonit. Një workflow i personalizuar e bën qartë ambiguitetin. Nëse dy veta mendojnë se zotërojnë të njëjtën detyrë, app-i do ta ekspozojë. Mund të duket e bezdisshme, por është e dobishme. Aty rrjedhin paratë.

Dhe do të vini re çfarë nuk ndryshon: mysafirët mbeten mysafirë. Arrijnë herët. Ndryshojnë planet. Dërgojnë mesazhe në mesnatë. App-i nuk e heq mikpritjen. E heq rrëmujën e brendshme që e bën mikpritjen më të vështirë.

U shqetësimet e zakonshme (të vërtetat)

“A do ta përdorë stafi im?”

Do ta përdorin nëse u kursen kohë dhe heqin fajin. Nuk do ta përdorin nëse shton hapa ose duket si survejim. Projektimi ynë bazohet në realitetin që stafi është i zënë dhe do zgjedhë rrugën më të shpejtë, edhe nëse është e gabuar.

Nëse doni një sistem që ndëshkon njerëzit, kërkoni diku tjetër. Nëse doni një sistem që bën veprimin e duhur veprimin më të lehtë, ky është qëllimi.

“Po nëse ndryshojmë mënyrën e punës?”

Do ndryshoni. Çdo biznes e bën. Pyetja është nëse software-i është ndërtuar për t’u përshtatur pa u thyer gjithçka. Prandaj fillojmë me një workflow dhe trajtojmë ndryshimet si pjesë normale të operimit, jo si dështim.

Kjo është arsyeja pse nuk ndërtojmë “gjithçka” njëherësh. Ndërtimet e mëdha supozojnë që tashmë e dini të ardhmen. Nuk e dini, dhe as ne.

“A është e sigurt?”

Një app web mund të jetë i sigurt, ose mund të jetë i lirshëm. Diferenca nuk është fat. Është kontrolli i aksesit, trajtimi i arsyeshëm i të dhënave dhe disiplinë e mërzitshme. Nëse doni një referencë të përgjithshme mbi rreziqet e zakonshme web, OWASP është baza standard: https://owasp.org/www-project-top-ten/

Siguria përfshin edhe sigurimin operativ. Kush ka fjalëkalime, kush mund të eksportojë të dhëna, çfarë ndodh kur një punonjës largohet, dhe nëse mund të shihni çfarë u ndryshua. Shumica e shkeljeve në biznese të vogla nuk janë hackage Holliwood-i. Janë login-e të përbashkëta dhe akses i harruar.

“A do të integrohet me ato që përdorim tashmë?”

Ndonjëherë po, ndonjëherë jo, ndonjëherë pjesërisht. Do t’ju themi qartë kur një mjet e vështirëson integrimin. Nëse një shitës nuk ofron një API të duhur, jeni të kufizuar. Nëse ofron, duhet të vendosni çfarë të dhëna duhen lëvizur dhe pse.

Integrimi nuk është qëllim në vetvete. Ia vlen të bëhet vetëm kur heq ritypimin, redukton gabimet, ose përmirëson vizibilitetin. Përndryshe është thjesht kompleksitet i veshur si përparim.

Kufijtë (që projekti të mos bëhet rrëmujë)

Nuk bëjmë fushata social media. Nuk bëjmë “optimisation” ndërsa agjencitë e tjera kanë akses dhe mund të ndryshojnë të njëjtat sisteme. Dhe nuk ndërtojmë një app të personalizuar si mënyrë për të shmangur zgjedhjen e mjeteve të duhura bazë, si një PMS, nëse me të vërtetë ju nevojitet.

Gjithashtu nuk do të pretendojmë se gjithçka mund të automatizohet. Disa vendime i takojnë njerëzve. Një sistem i mirë e mbështet gjykimin. Nuk e zëvendëson atë.

Dhe nuk do t’i mësojmë konkurrentët si punojmë. Po paguani për rezultate në operacionin tuaj, jo për një tutorial publik.

Marrja e vendimit në terma biznesi

Nëse operacioni juaj është i qëndrueshëm por i zhurmshëm, software-i i personalizuar shpesh është mënyra më e pastër për të hequr zhurmën. Jo duke shtuar më shumë mjete, por duke i bërë mjetet që keni të punojnë së bashku në një mënyrë që përputhet me ditën tuaj. Rasti biznesor zakonisht është i thjeshtë: më pak gabime, më pak kohë administrative, dhe më pak momente ku paguani staf që të kërkojë informacion që duhet të ishte aty.

Nëse problemi juaj kryesor është kërkesa, pozicionimi, ose vizibiliteti, filloni atje. Një app i personalizuar nuk do të rregullojë dhomat bosh. Do të rregullojë kaosin që vjedh fitimin kur dhomat janë të mbushura.

Nëse dëshironi, mund të takohemi në vend dhe të mapojmë një workflow së bashku. Një. Jo gjithë biznesin tuaj. Do të largoheni nga ai takim duke ditur nëse një aplikacion web i personalizuar do të heqë fërkimin real ose thjesht do të bëhet edhe një gjë për t’u mirëmbajtur.

Nuk jeni i sigurt nga t’ia nisni? Kontaktoni ekipin tonë lokal për këshilla miqësore dhe të personalizuara dhe për të caktuar një takim ballë për ballë.

No shortcuts. No noise. Data analysis. Use only what works.